Een eigen workflow maken in Microsoft CRM 2011 online

In dit voorbeeld gaan we een workflow sturen die een email stuurt bij het toevoegen van een support aanvraag in CRM. Bekijk de service video als u nieuw bent in het Service onderdeel van CRM 2011.

Workflows in CRM zijn automatische processen die zonder technische kennis kunnen worden gemaakt en op de achtergrond worden uitgevoerd. In dit voorbeeld willen we een email sturen naar een klant op het moment dat we een support aanvraag hebben toegevoegd ter bevestiging dat we met de aanvraag aan de slag gaan:
  • Ga naar het tabblad "Instellingen" (links onder) en kies linksonder onder het kopje "Verwerkingscentrum" de optie "Processen".
  • Klik op "Nieuw" in de knoppenbalk, geef de procesnaam op "Bevestigingsemail aanvraag", kies bij Entiteit voor "Aanvraag" en bij Categorie voor "Werkstroom".
  • Onder de keuzelijst "Bereik" kiezen we voor "Organisatie", dit houdt in dat alle mensen in de organisatie van deze workflow gebruik gaan maken. U kunt dus ook persoonlijke workflows maken die alleen voor u van toepassing zijn.
  • Bij "Starten wanneer" laten we de optie "Record is aangemaakt" aanstaan. Dit houdt in dat voor elke aanvraag die wordt aangemaakt deze workflow op de achtergrond gaat lopen. U kunt er ook voor kiezen om dit te doen als een bepaald veld van waarde veranderd (kies hiervoor "Wijziging van recordvelden" en kies de velden). U kunt tevens ervoor kiezen om deze workflow handmatig te kunnen starten door de optie "Als proces op verzoek" aan te vinken. Hierdoor zult u op een aanvraag deze worklfow op elk moment dat u het wilt uitvoeren.
  • We gaan nu de daadwerkelijke workflow vullen. Selecteer de rij onder de knop "Stap toevoegen". Klik op de knop "Stap toevoegen" en kies voor "Voorwaarde controleren". Klik vervolgens op de balk die is toegevoegd (link "<voorwaarde> (klik om te configureren)"
  • In het nieuwe venster kies in de eerste keuzebox voor "Aanvraag", in de tweede voor "Klant" in de derde voor "Bevat gegevens". Hiermee controleren we dus eerst of een klant een emailadres heeft opgegeven. Sla dit scherm op.
  • Selecteer de rij eronder, klik weer op de knop "Stap toevoegen" en kies de optie "E-mail verzenden". In de aangemaakte rij, klik op de knop "Eigenschappen instellen".
  • In het nieuwe scherm, ga in het invulscherm "Van" staan en kies links bij "Zoeken naar" de optie "Aanvraag" en daaronder voor "Eigenaar". Klik op "Toevoegen" en dan op "OK". Hierdoor wordt het mailtje namens de eigenaar van de aanvraag gestuurd. Eventuele antwoorden zullen dan ook naar hem / haar worden gestuurd.
  • Kies bij "Aan" voor "Aanvraag" en dan "Klant".
  • Vul bij "Onderwerp" een onderwerp in en in het omschrijvingsveld een omschrijving.
  • In dit omschrijvigingsveld kunt u tevens zaken als de naam van de klant, de titel van de aanvraag, etc toevoegen aan de omschrijving. Dit doet u door in de omschrijvingsveld te gaan staan, links te kiezen voor "Aanvraag" en dan voor "Titel", klik op "Toevoegen" en dan op "Ok". Het veld zal toegevoegd worden aan de omschrijving. Sla de email op.
  • Klik bovenin op de knop "Activieren" om de workflow daadwerkelijk te activeren.
  • Bij alle aanvragen die aangemaakt worden zullen vanaf nu deze workflow gestart worden
  • In het Activiteiten onderdeel van de aanvraag kunt u de aangemaakte email zien. In het Processen onderdeel van de aanvraag kunt u de voortgang van de email terugzien.
Het resultaat ziet er ongeveer zoals hieronder uit:



In deze uitleg heeft u een simpele worklfow gemaakt. De mogelijkheden met workflows zijn zeer uitgebreid. Veel bedrijven kiezen er voor om grote delen van hun werkproces vast te leggen in CRM workflows. Dit zorgt voor een gestandaardiseerd werkproces waarbij u zeer veel controle heeft én u op een uniforme manier kunt communiceren met uw klant. En dit alles zonder technische kennis. Voor meer opties over het maken van een workflow kunt u dit artikel bekijken.

Enkele voorbeelden van eenvoudige workflows waarmee u in korte tijd veel waarde kunnen toevoegen zijn:
  • Aanmaken van een taak als een contactpersoon meer dan 2 maanden niet is benaderd;
  • Factuur na 2 weken niet betaald : automatische herrinering sturen;
  • Enquêtes sturen : herrinering sturen als de enquête nog niet is ingevuld;
  • Nieuwe verkoopkans : Een aantal standaard taken maken voor diverse afdelingen / medewerkers om het salesproces te versnellen.
  • Wijs een aanvraag automatisch toe aan een queue op basis van soort aanvraag
We helpen u ook graag om de opties voor uw specifieke situatie in kaart te brengen en de mogelijkheden vast te stellen.

Hulp nodig met een eigen workflow maken? Klik hier

CRM -  Hosting -  Performance -  Upgrade -  Nieuw -  Over ons -  Contact -  CRM 2011 proberen -  U vind ons

© Resultondemand.nl   2AT - Netricity - CRM boeken

Microsoft Partner? Bekijk hier ons partner aanbod